Office 365 und Exchange

Was ist Office 365?

Microsoft Office 365 für Freiberufler und Kleinunternehmer ist ein Serviceabonnement, das auf Ihrem Computer verfügbare Microsoft Desktop Apps mit einer Reihe internetfähiger und benutzerfreundlicher Tools kombiniert. Es verfügt ebenso über Office on Demand und Streaming von Live-Versionen Ihrer bereits bekannten Tools auf jeden beliebigen Computer mit Internetzugang. All dies funktioniert mit Ihrer vorhandenen Hardware und wird durch stabile Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kontrollen gestützt.

Ist Office 365 Office in der Cloud?
Mit manchen Office 365 Plans haben Sie Zugriff auf die bekannten Office-Anwendungen, die lokal auf Ihrem PC installiert werden, die aber von der Cloud heruntergeladen und lizenziert werden. Wenn Sie nicht von Ihrem eigenen Computer arbeiten, können Sie Live-Versionen der gleichen Anwendung auf einem beliebigen Computer mit Internetzugang streamen. Oder Sie verwenden Office Web Apps von Ihrem Tablet oder Smartphone. Die Office 365 Service Plans gehen sogar noch einen Schritt weiter und kombinieren diese Office Anwendungen mit den neuesten Versionen unserer Cloud-Leistungsservices: Exchange Online, SharePoint Online und Skype for Business. Diese bekannten Services werden miteinander kombiniert, um Ihnen eine der umfassendsten Produktivitätslösungen für Ihr Unternehmen zu bieten.

Greifen Sie von zu Hause, Ihrem Arbeitsplatz oder einfach von unterwegs auf E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen zu. Die simple Handhabung des Exchange Postfaches macht es möglich.

Funktionen von Microsoft Exchange

Microsoft Exchange ist mehr als einfach nur eine E-Mail-Lösung. Wie schon beschrieben, handelt es sich bei Microsoft Exchange um eine Groupware, die auf die gemeinsame Arbeit im Team ausgerichtet ist. Aus diesem Grund gibt es nicht nur allgemeine Funktionen für den einzelnen Anwender, sondern auch sogenannte Teamfunktionen.

Ressourcenverwaltung
Die Ressourcenverwaltung umfasst Raum- oder Gerätepostfächer. Raumpostfächer werden z. B. Besprechungsräumen zugeordnet wohingegen ein Gerätepostfach beispielsweise einem Laptop oder auch einem Firmenwagen zugewiesen werden kann. Somit wird die Organisation und Planung von Meetings einfacher, da die Belegung von Räumen ersichtlich wird. Gleiches gilt für die Geräte: Schnell kann geprüft werden, ob das gewünschte Gerät noch verfügbar ist bzw. geplant werden, wann ein Gerät benötigt wird.

Öffentliche Ordner
Diese Ordner ermöglichen den gemeinsamen Zugriff auf Geschäftsdokumente und für alle Mitarbeiter wichtigen und notwendigen Informationen. So sind alle Mitarbeiter immer über den aktuellen Stand informiert und können die gemeinsame Arbeit durch das Erfassen, Organisieren und Freigeben von Informationen noch einfacher und effektiver gestalten.

Aufgaben und Kalender
Sie und Ihr Team können Aufgaben einfach dem betreffenden Kollegen zuweisen und können so alle Projektvorgänge im Team organisieren und planen. Diese Funktion verschafft einen Überblick über die aktuelle Projektsituation und zeigt den gemeinsamen Fortschritt auf.
In Ihrem eigenen Kalender können Sie alle Termine und Besprechungen eintragen und behalten dadurch die Übersicht über Ihre bevorstehenden Termine. Über die Freigabefunktion können Sie Ihren Kollegen oder Ihrem Team den Kalender freigeben und umgekehrt – so können Sie die Aufgaben für sich und Ihr Team besser planen.

Adressbuch und Kontakte
Microsoft Exchange bietet zwei Möglichkeiten für das Speichern von Kontakten. Sie können Ihre Kontakte im persönlichen Adressbuch hinterlegen und wichtige Geschäftskontakte, auf die alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff haben, im globalen Adressbuch hinterlegen.

Unified Messaging
Über den Posteingang Ihres Microsoft Exchange Kontos können Sie Sprachnachrichten empfangen und abhören, eine Anrufbeantwortung und deren Regeln einrichten und erhalten bei verpassten Anrufen eine SMS. Zusätzlich können Sie ihr Postfach per Outlook Voice Access steuern und damit Nachrichten lesen, abhören und weiterleiten.

Active Sync
Mithilfe von Active Sync können Sie über die Outlook Web App, Microsoft Outlook oder Ihre Mobilgeräte auf alle Ihre Anwendungen zugreifen. Ganz egal wo Sie sich befinden. Ihre E-Mails, Dokumente, Kalender und Kontakte werden regelmässig synchronisiert, sodass Sie in Echtzeit von jedem Ort der Welt mit Ihrem Team verbunden sind und gemeinsam (weiter)arbeiten können.

Sicherheit und Compliance
Mit Microsoft Exchange erhalten Sie eine sichere Cloud Lösung, weil Spam- und Virenfilter gleich mit integriert sind. Um sicherheitstechnisch noch besser aufgestellt zu sein, sollten Sie einen deutschen Provider für Microsoft Exchange wählen, da diese den höchsten Datenschutz nach deutschem Gesetz gewähren können und die Regeln der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) einhalten müssen. Ausserdem unterliegen deutsche Provider nicht dem Cloud Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data).

Was ist der Cloud Act?
Das Gesetz trat am 23. März 2018 in Kraft und erteilt damit den US-Behörden die Erlaubnis, dass diese die Daten von US-Unternehmen anzufordern, selbst wenn sich diese Daten ausserhalb der USA befinden.
Microsoft Exchange bietet u.a. die Möglichkeit einer gesetzteskonformen Langzeitarchivierung. Wir bieten beispielsweise, über ein buchbares Add-on an, Ihre E-Mails rechtssicher und GoBD konform zu archivieren.
Ein weiterer Sicherheitsaspekt von Exchange ist, dass mithilfe einer Remotezurücksetzung ein Exchange-Konto von einem Mobilgerät entfernt werden kann. Dies wird zum Beispiel benötigt, wenn ein Mitarbeiter sein Smartphone mit darauf installiertem Exchange-Konto verliert oder es ihm gestohlen wird. Diese Funktion kann auch genutzt werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das Konto inklusive der Firmendaten vom persönlichen Gerät entfernt werden soll.

Fazit

Sie sehen also, Microsoft Exchange ist mehr als einfach nur eine E-Mail-Lösung, denn es bietet eine vielfältige Palette an Tools, um den eigenen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und zu organisieren. Ausserdem erleichtert es mit seinen Teamfunktionen die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team ungemein.